Het kan overweldigend zijn om een lijst met projecten te beheren voor belanghebbenden die allemaal vinden dat hun projecten uw volledige aandacht verdienen. Als het jouw verantwoordelijkheid is om erachter te komen wat een prioriteit is en wat daarna moet komen in de lijn van schijnbaar kritieke projecten, moeten vier factoren in overweging worden genomen: urgentie, kosten, onvoorziene gebeurtenissen, en middelen en alternatieven.
Urgentie
Urgentie moet de belangrijkste factor zijn bij het beslissen welk project als eerste moet worden aangepakt, maar de eerste urgentie moet worden gedefinieerd. Wat zijn de voordelen en de risicofactoren? Wat zijn de kosten van niets doen? Als de kosten van het niet uitvoeren van het project nadelig zijn voor het bedrijf, kan het enige alternatief zijn om door te gaan. Wijs uw middelen dienovereenkomstig toe en bepaal de tijd die nodig is om deze prioritaire projecten te voltooien.
Kosten
Wat gebeurt er als de kosten een belangrijke factor zijn? Het gebruik van een projectmanagementtool kan u helpen bepalen hoeveel een project zal kosten, maar vergeet niet om dat aantal te vergelijken met de kosten van het niet uitvoeren van het project. (Er zijn altijd kosten voor niet-doen.) Vervolgens wilt u bepalen welke projecten in de kortst mogelijke tijd kunnen worden voltooid. Hulpmiddelen die u kunt gebruiken om deze beslissingen te nemen, zijn onder meer op activiteiten gebaseerde kostenberekening, analoge schattingen, parametrische schattingen en driepuntsschattingen, zoals PERT (programma-evaluatie- en beoordelingstechniek).
hoe maak je een tequila-zonsopgang
Onvoorziene gebeurtenissen
Zodra u de vragen over urgentie en kosten hebt beantwoord, moet u analyseren hoe onvoorziene gebeurtenissen van invloed kunnen zijn op actieve projecten. Zijn aanstaande beleids- of programmawijzigingen gepland? Is er iets veranderd sinds het project aan de wachtrij is toegevoegd? Zo ja, zal een van deze scenario's de urgentie of kosten van uw projecten veranderen? Dit zijn allemaal vragen die beantwoord moeten worden bij het beoordelen van uw openstaande projecten.
Hulpbronnen en alternatieven
Een activiteit-op-pijl-diagram kan u helpen bij het bepalen van projecten die mogelijk verband houden. Door inzicht te krijgen in de verbanden kunt u resources op de juiste manier toewijzen en zelfs projecten toewijzen op basis van specialisatie. Dit kan andere bronnen vrijmaken die u kunt toewijzen aan niet-gerelateerde projecten, wat de bottlenecks van projecten in de wachtrij helpt verminderen. Bovendien maakt het uitvoeren van een kritieke-padanalyse het gemakkelijker om elke noodzakelijke taak in kaart te brengen die nodig is om een project te voltooien. Hierdoor worden ook projectgebieden blootgelegd die mogelijk afhankelijk zijn van anderen. Kijk vervolgens of er alternatieven zijn om het project af te ronden zoals het oorspronkelijk was aangelegd. Schakel bij twijfel – en als je niet de bandbreedte hebt om deze analyses uit te voeren – de hulp in van een projectmanager.
Denk goed na over alle bovengenoemde factoren en overweeg vervolgens de kosten van uitbesteding aan een gekwalificeerde projectmanager die bekwaam is in het nemen van dergelijke beslissingen. Dit lijkt misschien duur, maar je wielen draaien en vast komen te zitten door niets doen, kan hogere prijskaartjes hebben. Ook kostbaar is het risico van gemiste kansen.
hoe leer je skateboarden?
Uw organisatie in de beste positie brengen om wendbaar en productief te blijven is nog nooit zo belangrijk geweest. Zorg er bij het nemen van projectplanning en managementbeslissingen voor dat u geen oogkleppen op hebt en overweeg elk perspectief om verder te gaan met het werk.
