Niemand ontslaat graag een klant. Wanneer u echter voor uzelf zaken doet, is het soms nodig. Een klant is misschien niet langer winstgevend voor u. Of, het ergste nog, interacties met hen kunnen giftig zijn en een negatief effect hebben op uw geestelijke gezondheid.
Laten we eerst beginnen met hoe je een klant NIET moet ontslaan (ook al kan het in sommige scenario's verleidelijk zijn).
Hoe een klant niet te ontslaan?
Per e-mail of sms
Je weet dat dit geen goed idee is, hoewel het verleidelijk kan zijn als je uitgeput bent of bang bent voor de ontmoeting. Hoe ongemakkelijk een gesprek ook is, het is beter om een klant op te bellen en rechtstreeks met hem of haar te praten.
Onvriendelijke taal gebruiken
Opnieuw. Afhankelijk van de situatie kan dit verleidelijk zijn. Vooral als ze onvriendelijke taal tegen je hebben gebruikt. Maar houd het stijlvol. Als zij laag gaan, gaan wij hoog. Houd je toon kalm en je woorden professioneel.
Geef de klant nooit de schuld
Ik weet het, deze is moeilijk. Zeker als de klant in fout is. Deze ongemakkelijke ontmoeting zal sneller voorbij zijn met minder kans dat ze je een slechte recensie geven of in de toekomst negatief spreken als je de schuld ergens anders dan op hun schouders legt.
Ze geen reden geven om ze te ontslaan
Je moet eerlijk tegen ze zijn. Leg uit waarom het niet lukt en wat de volgende stappen zijn. U moet uw beslissing NIET verdoezelen of rechtvaardigen, want dat zal de zaken alleen maar erger maken voor alle betrokkenen. Houd je uitleg duidelijk en beknopt. Houd er rekening mee dat dit emotioneel kan worden, dus probeer je aan feiten te houden in plaats van meningen.
Je contract niet nakomen
Ook al beëindigt u de relatie met deze klant, zorg ervoor dat u zich aan uw bedrijfsprotocol houdt en hen uitstekende service blijft bieden totdat hun contract afloopt als ze er een bij u hebben! Dit zal ervoor zorgen dat er geen kwaad bloed tussen jullie twee is als het tijd is voor verlenging of beëindiging zonder enige beschuldiging of hij zei dat ze dingen zei.
Begrijp dat je ze niets verschuldigd bent nadat je ze hebt ontslagen. En het is prima om direct daarna elk contact met deze persoon te beëindigen, zelfs als ze proberen contact op te nemen (dit geldt vooral voor giftige klanten). Je denkt misschien: ik kan ze niet zomaar negeren! En ja...dat kan zeker.
Als u om welke reden dan ook uw contractuele verplichtingen niet kunt nakomen, overweeg dan om een volledige of gedeeltelijke terugbetaling te doen (afhankelijk van het uitgevoerde werk).
Hoe een klant op de juiste manier te ontslaan?
Nu we het hebben over hoe het niet moet, laten we het hebben over hoe je een klant op de juiste manier ontslaat.
Maak het duidelijk en blijf professioneel
Zorg ervoor dat je zo duidelijk mogelijk bent met je reden om ze te ontslaan en wat er daarna gebeurt. Zoals we eerder al zeiden, blijf bij feiten in plaats van meningen, zodat er geen ruimte is voor verkeerde interpretatie aan beide kanten.
Zorg ervoor dat u tijdens het hele proces professioneel bent. Dit hoeft geen lang gesprek te zijn. Houd het kort, duidelijk en stijlvol. Sleep het niet naar buiten.
hoe een gat in een spijkerbroek te repareren zonder een patch?
Bied een vervanger aan
Als u het contract niet kunt afronden, bied dan enkele opties aan voor uw klanten van andere dienstverleners die hen kunnen helpen. Doe een beetje onderzoek voordat u aanbevelingen doet, want u wilt dat uw suggestie een goede is.
Bedank hen dat ze met je hebben samengewerkt
Zelfs als het van korte duur was of niet de beste ervaring was, bedank ze dan voor hun tijd met jou. Je weet nooit wanneer je in de toekomst nog een verwijzing van deze persoon nodig hebt!
Contact verbreken
Nadat u uw vrede hebt uitgesproken, beëindigt u het gesprek of de vergadering zo snel mogelijk. Zorg ervoor dat er geen verdere discussie nodig is en koester geen wrok! Het bedrijf van uw klant kan belangrijk voor hen zijn, maar het hoeft geen integraal onderdeel van uw leven te zijn. Het is tijd om verder te gaan met grotere en betere dingen.
Beloon jezelf
Het is nooit gemakkelijk of leuk om een confrontatie aan te gaan. Maar wees trots op jezelf. Je nam de controle over je bedrijf en je gezond verstand. Ga lekker lunchen of schenk jezelf een glas wijn in. Je bent op weg naar grotere en betere dingen!
Een laatste opmerking
In het ideale geval wilt u geen artikel lezen over hoe u een klant kunt ontslaan. U wilt dat al uw klantinteracties positief zijn voor alle betrokkenen: de klant, uzelf en uw bedrijf.
Dus hoe kunt u in de toekomst giftige klanten vermijden? De beste manier is door vooraf duidelijk te zijn en een goed servicecontract te hebben dat u een uitweg geeft.
Typische contractwoorden hiervoor kunnen ongeveer zo klinken (in normale mensen / niet-legale praat).
In het geval dat u (de dienstverlener) uw verplichtingen in een of alle delen van de contractovereenkomst niet kunt of wilt nakomen, stelt u de klant onmiddellijk op de hoogte en probeert u naar eigen goeddunken een redelijk alternatief te vinden om te voldoen aan de voorwaarden van het contract of een terugbetaling of krediet verlenen op basis van een redelijk nauwkeurig percentage van het werk dat u hebt voltooid. In het geval van terugbetaling, en zelfs als er geen vervanging wordt gevonden, zal de klant u vrijwaren van alle verdere verplichtingen.
Het is altijd het beste om een advocaat te raadplegen als het gaat om het schrijven van contracten (ook bekend als we zijn geen advocaten, dus vraag hier advies aan een professional met betrekking tot uw unieke situatie).
Het belangrijkste om te onthouden wanneer u een klant ontslaat, is dat u het doet voor het welzijn van uw bedrijf (en waarschijnlijk uw geestelijke gezondheid). Het is niet gemakkelijk, maar er zijn enkele stappen die u kunt nemen om dit ongemakkelijke gesprek zo soepel mogelijk te laten verlopen.
U wilt dat uw klant antwoord krijgt op al zijn vragen en zich gerespecteerd voelt door de manier waarop ze zijn losgelaten. Dit zorgt er hopelijk voor dat ze later minder slechte recensies achterlaten of negatief over uw bedrijf online spreken.
