Niemand is perfect. Wanneer u met veel klanten of een lange takenlijst aan het jongleren bent, kunnen bepaalde e-mails voor een gênante tijd ongeopend op uw telefoon blijven staan. Hoewel je je misschien schamen, nerveus of overstuur voelt zodra je je fout realiseert, is het belangrijk om de situatie op te lossen door met de betrokken persoon te communiceren via een verontschuldigend laat antwoord per e-mail.
Als schriftelijke communicatie niet jouw sterkste punt is en je moeite hebt om deze e-mail op te stellen, raak dan niet in paniek! We hebben vier sjablonen voor late e-mailreacties bedacht voor verschillende situaties, zodat je een basis hebt voor hoe je kunt reageren met oprechte excuses en van plan bent om samen verder te gaan.
De basis
Wat uw reden ook is om een late e-mailreactie te schrijven, er zijn een paar do's en don'ts voor het opstellen van dit bericht.
- Onthoud alle juiste elementen van professionele communicatie. Het doel van deze e-mail is om u te verontschuldigen en aan te tonen dat u nog steeds een professional bent die het waard is om mee samen te werken. Zorg voor een directe, specifieke onderwerpregel, begin met een professionele aanhef, lees altijd na, vermijd informeel jargon, houd een professionele toon en eindig met een afsluitende handtekening. Als u een vertraagde reactie krijgt, kunt u ongeorganiseerd en onprofessioneel overkomen. Bestrijd dat idee met een goed geconstrueerde, doordachte notitie die voldoet aan alle professionele standaarden van elektronische communicatie .
- Accepteer de schuld waar de schuld is. Het maakt niet uit wat de reden was voor de late e-mail - of er nu een persoonlijk noodgeval was of je het gewoon helemaal vergeten was - bied je oprechte excuses aan voor de vertraging. Als je die schuld accepteert, laat je zien dat je verantwoordelijkheid neemt voor je werk en de schuld niet zomaar op iemand anders afschuift.
- Wees open en eerlijk. Als u zich hier prettig bij voelt, kunt u de reden voor uw vertraging aangeven. Ga niet te veel in op persoonlijke details; in plaats van te zeggen dat je moeder kanker heeft, zeg je gewoon dat je slecht nieuws hebt gekregen over een familielid en dat je je druk hebt gemaakt om hen door deze moeilijke tijd te helpen. Iedereen kan zich inleven in het feit dat er in het leven dingen gebeuren. Door een klein kijkje in je leven te geven, zonder al te onthullend te zijn, kun je ze een idee geven van wat je doormaakt, en ze zullen meer begrijpen waar je vandaan komt.
- Wees niet overdreven emotioneel. Hoewel het belangrijk is om eerlijk te zijn tegen uw klant, omdat dat vertrouwen kan bevorderen, is er een verschil tussen eerlijkheid en TMI. Wat je ook doormaakt, professionele communicatie is niet de plek om je problemen op te lossen. Houd je reactie netjes en verwijder onnodige details. Je kunt zeggen dat je een verlies hebt meegemaakt, maar ga niet specifieker worden dan dat.
- Beschrijf uw volgende stappen over wat u van plan bent in de toekomst te doen. Het belangrijkste is dat u deze achterstand in de communicatie oplost met uw gedetailleerde plan over hoe u het project vooruit wilt helpen nu u bent ingehaald. Laat hen weten wat uw stappen zijn, wat u van hen nodig heeft en hoe u beiden kunt samenwerken om het project waar u aan werkt weer op snelheid te krijgen.
Open en eerlijke communicatie kan bijna elk probleem oplossen. Een goed geformuleerde e-mail kan u helpen om deze professionele relatie weer op de rails te krijgen.
Sjablonen voor late e-mailreacties
1. Wanneer je net bent vergeten te reageren
We zijn hier allemaal schuldig aan; je opent een e-mail, reageert in je hoofd, maak een mentale notitie om later te reageren , en dan... reageer je nooit. Tegen de tijd dat je het je herinnert, heb je ze een week of langer laten hangen.
zijn vleugels wit of donker vlees
Dus hoe bouw je een reactie op zodat je er niet helemaal onprofessioneel en ongeorganiseerd uitziet?
Ontvanger -
Het spijt me dat ik je e-mail nu pas heb teruggestuurd. Ik las uw e-mail kort nadat u hem had verzonden en wilde die avond antwoorden. Met alles wat er gaande was, ging het verloren in de shuffle, en ik hoop dat je me wilt vergeven voor zo'n late reactie.
Nadat je je excuses hebt aangeboden, kun je blijven reageren op hun e-mail.
2. Wanneer je een projectdeadline hebt gemist
Soms kan een trage reactie op een e-mail resulteren in een gemiste deadline. In dit geval moet u niet alleen uw excuses aanbieden, maar ook samenwerken met de klant om een gewijzigde tijdlijn te bedenken die aan uw beide behoeften voldoet. Door van jouw kant oplossingen en suggesties aan te bieden, laat je zien dat je bereid bent om problemen op te lossen en je aan te passen.
Ontvanger -
Het spijt me u te moeten meedelen dat ik dit deel van het project nog niet heb voltooid en dat ik onze deadline heb gemist. Ik had een persoonlijke gebeurtenis die van invloed was op mijn beschikbaarheid [of] Door onvoorziene complicaties duurde dit specifieke deel van de taak langer dan ik eerder in onze tijdlijn had toegewezen. Het spijt me voor eventuele complicaties die dit aan uw kant kan veroorzaken. Ik geloof dat ik met een toegewijde inspanning dit deel van het project tegen deze datum zal kunnen voltooien. Om weer op het goede spoor te komen en onze volgende deadline te halen, stel ik voor dat we deze persoon inschakelen om ons te helpen het project af te ronden.
Gebruik deze fout om uw tijdmanagementvaardigheden te begrijpen en in de toekomst te voorspellen of u een deadline zult missen. Soms gebeurt het leven en komen er dingen naar boven, maar als je iemand voor de gemiste deadline kunt vertellen dat je misschien een verlenging nodig hebt, kunnen ze sneller dingen aan hun kant schudden, zodat je samen aan een oplossing kunt werken.
wat is gekleed casual voor een man?
3. Wanneer u terugkeert van vrije tijd
Wanneer u een paar dagen niet op kantoor bent, is het een goede gewoonte om een geautomatiseerd antwoord in te stellen dat aangeeft wanneer u terugkomt, hoe u in geval van nood kunt worden gecontacteerd en met wie zij contact kunnen opnemen in de ondertussen voor een snelle reactie. Als u echter onverwacht afwezig was of gewoon vergeten bent, is dit een goede manier om te reageren op dringende berichten in uw inbox.
Ontvanger -
Heel erg bedankt voor je e-mail! Mijn excuses voor mijn late reactie. Ik was van [deze datum] tot vanmorgen niet op kantoor om persoonlijke zaken te regelen, maar ik ben nu beschikbaar en beantwoord graag uw vraag.
Je kunt een meer specifieke reden voor je afwezigheid geven als je close met de klant bent, maar je kunt zo vaag blijven als nodig is om je op je gemak te voelen.
Na die opening kunt u alle gevraagde informatie geven die uw klant nodig heeft.
4. Wanneer u niet langer aan de voorwaarden van het project kunt voldoen
Noodgevallen gebeuren. Familieleden worden ernstig ziek, een dierbare overlijdt, je krijgt een ongeluk en belandt in het ziekenhuis. Soms staat het leven je werk in de weg en kun je een project dat je beloofd hebt af te maken gewoon niet voltooien.
Wanneer je te laat reageert op een e-mail en je moet hen vertellen dat je het project niet langer op je kunt nemen, is het essentieel om het onderwerp netjes af te handelen en oplossingen aan te bieden waar je kunt.
Hier is een voorbeeld van een e-mail die u kunt aanpassen om uw situatie uit te leggen.
Ontvanger -
Onlangs heb ik een verwoestende gebeurtenis in mijn persoonlijke leven meegemaakt die mijn vermogen om te werken aanzienlijk heeft beïnvloed. Door deze gebeurtenis kan ik uw project niet meer adequaat afronden. Ik heb besloten om in de nabije toekomst vrij te nemen om mijn gezin te helpen, en ik zal niet in staat zijn om uwprojecteren.
In mijn plaats raad ik deze persoon ten zeerste aan om de baan over te nemen. Ik heb ze ingevuld met de details van je project en ze gekopieerd naar deze e-mail, zodat jullie twee kunnen beginnen te praten over de volgende stappen die nodig zijn in het project. Deze persoon heeft uitgebreide ervaring op dit gebied en ik denk dat je het erg leuk zult vinden om met hem samen te werken.
waar wordt grenadinesiroop van gemaakt?
Kopiëren de nieuwe persoon die u aanbeveelt om de baan over te nemen in de e-mail zodat uw klant er direct mee aan de slag kan. Als u dit doet, kan iedereen zo snel mogelijk aan de slag om het project op te pakken waar u was gebleven.
De hoeveelheid werk die u moet doen om het project over te zetten, hangt sterk af van het soort werk dat u aan het doen was. Als je een freelance videograaf was en het evenement niet langer kunt vastleggen, kun je de nieuwe freelancer eenvoudig op de hoogte stellen van de details van het evenement en de verwachtingen van de klant, zodat ze de shoot vanaf daar kunnen overnemen. Als u het project overdraagt aan een andere persoon in uw bedrijf, zijn ze hopelijk bekend met uw functieomschrijving en de klant die ze voorlopig overnemen.
Houd uw late e-mailreactie eerlijk
Zelfs als u enkele dagen nodig had om te reageren, is het belangrijkste dat u kunt doen om de relatie te redden, open en eerlijk te zijn in uw communicatie. Mensen waarderen eerlijkheid, en oprechte excuses voor de vertraging is een sterke boodschap dat u bereid bent uw fouten te herstellen.
Probeer in de toekomst te onthouden dat een korte reactie beter is dan stilte. Als je geen tijd hebt om een volledig antwoord te sturen, stuur dan een korte e-mail waarin staat dat je hun bericht hebt ontvangen en kijk ernaar uit om binnenkort met hen in detail te praten. Stel vervolgens een herinnering in op uw telefoon om u te vragen te antwoorden wanneer u meer tijd heeft. Wetende dat ze niet zijn vergeten, maar je bezig bent met iets anders, geeft de boodschap weer dat je om hem geeft. Stel het reageren niet uit; even de tijd nemen om een snel bericht te sturen kan een wereld van verschil maken.
